Erfahrung mit Microsoft Office 365 Business

Persönliche Erfahrungen mit Microsoft Office 365 Business

Wenn es um die Digitalisierung geht, spielen die Teamofficeangebote der bekannten Hersteller eine wesentliche Rolle. Ohne solche Möglichkeiten würde sich der digitale Wandel gar nicht verwirklichen lassen. Deshalb habe ich einige der interessanten Angebote näher unter die Lupe genommen. Aus diesem Grund befasse ich mich selbstverständlich auch mit dem Marktführer Microsoft Office 365. Ich habe die Business Variante getestet, weil ich die Angebote für Privatanwender nicht so furchtbar beeindruckend finde. Meiner Meinung nach lohnt es sich nicht, für Privatanwender auf Office 365 umzusteigen.

 Microsoft Office 365 Business beinhaltet viele nützliche Apps

Von Microsoft wird schon seit mehreren Jahren das Office 365 angeboten. Besonders interessant sind jedoch die Varianten für den professionellen Einsatz. Diese werden dann auch mit Business bezeichnet. Ein großer Vorteil besteht darin, dass es unterschiedliche Varianten gibt. Daher stehen Versionen für einzelne Freelancer genauso zur Verfügung wie für große Konzerne mit Tausenden von Angestellten. Zudem haben sich in den letzten Jahrzehnten die Officeanwendungen von Microsoft im professionellen Bereich etabliert und gelten als Maßstab. Text- und Tabellenprogramme werden zwar auch von vielen anderen Anbietern bereitgestellt, aber meistens hapert es an der Kompatibilität.

 

 

Die Office 365 Business Versionen im Überblick

Die Basisversion wird Microsoft Office 365 Business genannt. Sie enthält alle bekannten Officeanwendungen, die auf dem PC installiert werden. Eine Aktualisierung findet automatisch statt. In dem monatlichen Preis von derzeit 8,80 ist auch ein Cloudspeicher mit einer Größe von 1,0 TB enthalten. Es gibt aber auch noch eine günstigere Variante, die Microsoft Office 365 Business Essentials bezeichnet wird. Diese beinhaltet ebenfalls einen Onlinespeicher von 1,0 TB, aber keine installierbaren Programme. Die Officeanwendungen können aber online genutzt werden. Dadurch besteht von überall aus Zugriff auf die Daten. Des Weiteren sind zahlreiche professionelle Features in dieser Version enthalten. Dazu gehört ein Exchange Postfach mit 50 GB Speicher. Zudem gibt es online Zugriff auf zahlreiche Apps, zu denen Teams, Sharepoint, Dynamics 365 und viele weitere mehr. Diese Variante ist zu einem monatlichen Preis von derzeit 4,20 Euro erhältlich. Die teuerste Variante Office 365 Business Premium beinhaltet alle Features der bereits erwähnten Ausführungen und kostet monatlich 10,50 pro Nutzer.

 

Für größere Konzerne bietet Microsoft auch noch diverse Enterprise-Varianten an. Diese kosten dann je nach Aufwand. Zudem bietet Microsoft ab einer gewissen Anzahl gekaufter Lizenzen auch eine Einrichtung durch Experten an. Dabei besteht auch die Möglichkeit, bestehende Daten des Unternehmens in die neue Lösung zu integrieren. In der letzten Zeit haben schon zahlreiche Unternehmen die Umstellung auf Office 365 vollzogen. Darunter befinden sich auch global operierende Unternehmen, die mehr als 40.000 Lizenzen benötigten. Der Vorteil für Unternehmen besteht darin, dass keine eigene Infrastruktur für die Server mehr benötigt wird. Zudem lassen sich für die einzelnen Mitarbeiter unterschiedliche Lizenzen erwerben. Nicht jeder Mitarbeiter benötigt den Vollzugriff auf alle Firmendaten.

 

Die Einrichtung von Microsoft Office 365 Business

Nachdem mindestens eine Lizenz erworben wurde, geht es an die Einrichtung. Dazu ist aber unbedingt eine eigene Domain erforderlich. Es gibt zwar eine Domain von Microsoft, aber diese sieht ein bisschen gewöhnungsbedürftig aus. Sie endet auf jeden Fall mit onmicrosoft.com. Das wirkt zu einen unprofessionell und zum anderen weiß jeder sofort, welches Teamoffice verwendet wird. Daher sollte unbedingt die eigene Firmendomain eingebunden werden. Auf diese muss ein voller Zugriff bestehen, weil Änderungen in den DNS-Einstellungen erforderlich sind. Während der Einrichtung gibt es aber jederzeit ausführliche Anleitungen. Diese haben mir auf jeden Fall geholfen.

 

Nach der erfolgreichen Einrichtung können dann die E-Mail-Konten fr jeden Benutzer angelegt werden. Jeder Benutzer kann sich dann mit dieser E-Mail-Adresse und einem persönlichen Passwort in das System einloggen. Der Administrator legt dann fest, auf welche Dateien jeder Nutzer Zugriff bekommt. Die Konfiguration ist im Grunde genommen nicht besonders schwer. Zudem steht jederzeit ein ausreichend großes Hilfeangebot zur Verfügung. Es sind auch zahlreiche Videotutorials verfügbar, die ausführliche Anleitungen beinhalten.

 

Die tägliche Arbeit mit Office 365 Business von Microsoft

Nach dem Einloggen stehen dem Benutzer diverse Anwendungen zur Verfügung. Nicht jeder Unternehmer benötigt gleich die ganze Palette. Es macht aber auf jeden Fall Sinn, sich etwas näher damit zu befassen. Viele Apps stellen auch eine enorme Arbeitserleichterung dar. Auf dem ersten Blick ist das kaum zu glauben, welche Möglichkeiten die Apps bieten. Neben den bekannten Officeanwendungen gibt es unter anderem auch Flow. Dieses unscheinbare Tool automatisiert Arbeitsabläufe. Beispielsweise kann es E-Mail-Anhänge auf Onedrive for Business abspeichern. Es gibt aber noch unzählige weitere Abläufe, die dank dieser App automatisiert werden können.

 

Besonders interessant sind aber auch die zahlreichen Apps zur Kommunikation. Dazu gehören unter anderem Teams, Skype for Business und noch einige andere. Damit ist es möglich, zu jedem Mitarbeiter jederzeit Kontakt aufzunehmen. Auch der Austausch von Dokumenten wird dank Sharepoint erheblich erleichtert. Es gibt also zahlreiche Möglichkeiten, die Arbeitsabläufe durch Microsoft Office 365 Business zu optimieren. Einen Nachteil habe ich aber auch gefunden, der mich persönlich ein wenig ärgert. Nach ein paar Stunden Nutzen erscheint völlig unvermittelt ein recht unscheinbarer Hinweis, dass die Sitzung abgelaufen ist. Dadurch gehen zwar keine Daten verloren. Wird dieser Hinweis jedoch nicht sofort erkannt, nimmt das System keine Daten mehr an. Mir ist es schon oft passiert, dass die letzten Sätze beim Schreiben einer Mitteilung nicht wieder zu finden waren, weil zwischenzeitlich angeblich meine Sitzung abgelaufen war. Dieses Problem habe ich schon dem Microsoft Support gemeldet, aber bisher noch keine Antwort bekommen.

 

Office 365 Home und Personal

Für private Anwender lohnt sich der Umstieg auf Microsoft Office 365 meistens nicht. Es gibt zwar entsprechende Angebote, zu denen Office 365 Personal oder Home gehören, aber die laufenden monatlichen Kosten machen sich in der Regel für die private Nutzung nicht bezahlt. Der Vorteil liegt jedoch in dem großen Speicher, der auch für Privatanwender eine Größe von 1,0 TB aufweist. Darauf passen mindestens drei Millionen Urlaubsfotos. Aber auch private Anwender können jederzeit und von überall aus auf die Daten in der Cloud zugreifen. Das gelingt auch mit einem Tablet oder mit einem Smartphone. Zudem lässt sich der Onedrive genannte Speicher auch hervorragend als Speicherort für die Fotos, die mit dem Smartphone gemacht werden, nutzen.

Microsoft Office 365 bietet viele Teamfunktionen

 

Für viele Interessenten dürfte es vielleicht auch hilfreich sein, dass Microsoft Office 365 Business auch direkt über die Deutsche Telekom gebucht werden kann. Dann werden die anfallenden monatlichen Gebühren einfach über die Telefonrechnung abgebucht, sofern die Telekom auch der Telefon- und Internetanbieter ist. Für Nichtkunden stehen aber auch andere Zahlungsmöglichkeiten zur Auswahl. Auch einige andere Anbieter, wie beispielsweise 1&1 bieten das Abomodell Office 365 für Privatanwender und Firmenkunden an. Auch Strato oder Alfahosting folgen diesem Trend. Daher kann jeder Interessent sein Office 365 bei dem Anbieter buchen, dem er am meisten vertraut. Wer Office 365 Business über derartige Anbieter bucht, muss in der Regel einen etwas höheren monatlichen Betrag entrichten als direkt bei Microsoft. Dafür bieten die Anbieter aber auch an, die Daten in Deutschland oder zumindest in einem EU-Staat zu speichern. Das ist für alle Unternehmen besonders wichtig, weil sie dadurch auch die europäische Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO bezeichnet, einhalten.

 

 

Weiterhin interessant bei diesen Angeboten ist, dass in der Regel eine Testzeit von 30 Tagen angeboten wird. In der Zeit kann das komplette System im vollen Umfang getestet werden. Nach dem Ende der Testphase erfolgt in der Regel die automatische Löschung. Wer Microsoft Office 365 nach den 30 Tagen weiterhin nutzen möchte, braucht nur den Testaccount in einen richtigen Account umzuwandeln. Falls dieses Officesystem doch nicht so gut eingestuft wird, sind keine Maßnahmen erforderlich, weil sämtliche Daten wieder gelöscht werden. Vorher sollten persönliche Daten natürlich wieder von Onedrive for Business oder von Sharepoint heruntergeladen werden, weil sie sonst verloren gehen.

 

 

 

 

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